Wanneer de omzet stagneert of schuldeisers aan de deur kloppen is overzicht cruciaal. Een helder beeld van kosten en baten helpt om tijdig bij te sturen en een faillissement te voorkomen. Met de volgende stappen breng je de cijfers snel terug in het gareel en win je het vertrouwen van bank en leverancier terug.
Verzamel alle cijfers op één plek
Begin bij de basis: verzamel bankafschriften, contracten, openstaande facturen en kassabonnen in een digitale map. Gebruik daarna een boekhoudprogramma om elke transactie onder de juiste noemer te zetten. Dit voorkomt dat betalingen zoekraken en laat meteen zien waar geld weglekt. Door inzicht te krijgen in de maandelijkse uitgaven kunnen ongebruikte abonnementen aan het licht komen, zoals meerdere streamingdiensten die niet actief worden gebruikt. Hoewel de individuele besparingen klein lijken, kunnen ze samen oplopen tot een aanzienlijk bedrag, bijvoorbeeld genoeg om één extra huurtermijn per jaar te dekken.
Automatiseer de factuurstroom
Om cashflowproblemen aan te pakken heb je snelle facturatie nodig. Zet factuur software in die direct een herinnering stuurt zodra de betaaltermijn verstrijkt. Minder openstaande posten betekent meer ruimte om leveranciers tijdig te voldoen en boeterentes te vermijden. Zorg dat elke factuur een iDEAL-knop of QR-code bevat; hoe makkelijker betalen is, hoe sneller de klant overgaat tot actie.
Maak een realistische cashflow planning
Zet alle verwachte inkomsten en uitgaven voor de komende drie tot zes maanden in een simpel overzicht. Kijk naar seizoenspatronen, vaste lasten en een buffer voor onverwachte reparaties. Zodra je ziet dat in maand drie een gat valt, kun je gericht maatregelen nemen zoals uitstel bij de Belastingdienst aanvragen of leveringscondities heronderhandelen. Door vooraf inzicht te krijgen in de verwachte omzet en kosten, kunnen ondernemers zich beter voorbereiden op rustige perioden. In de horeca kan dit bijvoorbeeld betekenen dat tijdens een stille maand als januari personeel behouden blijft door tijdelijk over te stappen op min-maxcontracten.
Meet maandelijks en stuur direct bij
Een plan heeft pas waarde als je het volgt. Plan daarom elke maand een vast moment om de cijfers naast de planning te leggen. Zijn de kosten voor inhuur hoger dan voorzien, schakel dan eerder over op eigen personeel of verhoog de projectprijs. Zie je dat de omzet achterblijft, versnel dan marketingacties of buig ongebruikte voorraad om tot pakketdeals. De ondernemer die snel reageert houdt invloed op het verhaal in plaats van achteraf uit te leggen waarom het misging.
Communiceer open met partners
Leveranciers en financiers waarderen transparantie. Licht hen tijdig in als een betaling later komt maar laat tegelijk zien welk herstelplan je hebt. Wanneer financiële problemen tijdig en transparant worden gecommuniceerd, is er vaak meer begrip en ruimte voor een oplossing. Het bijhouden van een overzichtelijke administratie helpt daarbij: het laat zien dat je verantwoordelijkheid neemt en de situatie actief beheert, wat bijvoorbeeld kan leiden tot uitstel van betaling in plaats van directe incassomaatregelen.